Como hacer una migración desde una hoja de cálculo de Libre Office a Koha.

Hola! En esta ocasión quisiera compartirles un poco de lo que he aprendido acerca de las migraciones de datos en Koha: Que son y como hacerlas. Para ello es importante conocer un poco de contexto y definiciones antes de proceder a realizarlas, así que sin mas que decir empecemos.

¿Qué es Koha?

Es un gestor de bibliotecas que nos permite administrar la biblioteca en sus diferentes funciones: catalogación, autoridades, préstamo, devolución y renovación del material bibliográfico, compras o adquisición del material, procesamiento técnico, entre otras actividades diarias. También permite mantener un control bibliográfico del material y su estado, esto porque crea una base de datos con dicha información.
¡No requiere conocimiento en programación para hacer migraciones de datos!.

Los registros a subir ¿En una hoja de cálculo?

 

Permite que el usuario incluya información divididos en filas y columnas. Esto hace que sea mas fácil de ubicar cualquier información ya sea de forma alfabética o por numeración, así como también nos ayuda a concatenar varias celdas, es decir unir información que se encuentren en diferentes celdas.

Este conlleva a procesos y subprocesos a lo cual para cualquier tipo de datos es:

  • Preparación de la base de datos que se va a migrar, a partir 150 registros.
  • Verificar que tengamos una copia de la base de datos, es decir un respaldo.
  • Analizar los datos(revisar ortografía, que sea verídica y apropiada) para evitar errores que se pueda presentar durante la migración.
  • Verificar campos(que contenga subcampos). 

Requisitos para realizar una o más migraciones de datos en koha:

  • Tener instalado Libre office.
  • Tener instalado MacEdit.
  • Tener la base de datos intacta que nos hayan enviado para migración.

Libre Office es una herramienta sirve para llevar a cabo diferentes tareas.  Ya sea procesar textos con Writer, editar hojas de cálculocrear presentacionesadministrar bases de datos, etc.

1.- Para descargar Libre office entre a la página: https://www.libreoffice.org/download/download/.

¡Importante!: En nuestra hoja de cálculo debe contener (campos y subcampos) en la primera columna como se muestra en la imagen.

2.- Una vez teniendo listo todos los campos, debe colocar los datos donde  corresponden, quedando de esta manera:

Campos Marc que no se deben de omitir:

952$a: Indica clave externa de la tabla de sucursales de la biblioteca propietaria de este elemento.

952$d: Indica el día de que se vaya hacer la migración en koha.

952$i: Indica el número de inventario.

952$o: Indica el número de llamadas de este artículo.

952$p: Indica el código de barra del artículo. 

 Nota: ¡El código de barra no debe repetirse con otros campos!

952$y:Indica la clave externa de la tabla de tipo de elemento que define el tipo de este elemento. 

3.-  Al terminar de editar, guardamos el archivo con formato (.CSV).

4.- Al guardar con formato CSV, nos aparecerá una venta de confirmación si deseamos guardar en el formato seleccionado, le damos usar formato Texto CSV.

5.- Después de la ventana de confirmación nos abrirá una nueva ventana sugiriendo como queremos abrir el archivo, dejamos tal cual aparece en la imagen.

En conjunto de caracteres verificar que esté con la opción Unicode (UTF-8), este nos ayudará a que lea correctamente el archivo, respetando los caracteres especiales como: los acento, la letras, símbolos entre otros.

En delimitador de campos: indica que tiene que separar las celdas.

En delimitador de cadenas:  separa conjunto de palabras hasta que encuentra espacios en blanco. 

6.- Para verificar que el archivo abrirá correctamente nuestra base de datos es importante desmarcar algunas casillas en caso de que estén activadas y solo dejar marcada la opción tab.

7.- Si el archivo se encuentra listo lo convertiremos en formato mrc, pero antes descargaremos MarcEdit, en la página: https://marcedit.reeset.ne

8.- Al lado izquierdo se puede apreciar varias opciones en el cual se escogerá la opción downloads y deslizaremos en la parte de abajo. Encontraremos las opciones de descarga, dependiendo de los bits y el sistema operativo del computador podremos saber cual nos conviene descargar.

¿Qué es MarcEdit?

 Es un paquete de software de edición de metadatos que se utiliza para  manipular y editar metadatos bibliográficos, tanto en formato marc21 como en XML, Dublin Core, etc. 

Es una aplicación gratuita, pero no de código abierto, una herramienta que facilita los procesos bibliotecarios con algunas funciones como: crear, editar, unir, dividir, traducir archivos excel a marc, para satisfacer las necesidades de metadatos pasadas, presentes y futuras de la comunidad bibliotecaria. 

9.- Abrimos MarcEdit y elegiremos la opción Delimited Text Translator, este nos abrirá una nueva ventana.

10.- En esta ventana procederemos en elegir el archivo de nuestra hoja de cálculo que deseamos convertir a mrc, después en la segunda caja de texto elegiremos la dirección donde deseamos guardar el archivo .mrk, el programa primero  guarda en .mrk por que no puede convertirlo directamente en .mrc al menos en este caso. Marcamos la casilla UTF-8 Encoded.

11.- Cuando haya terminado con el paso anterior daremos en clic Next y nos dirigirá una nueva ventana donde apreciaremos la información que tenemos en la hoja de cálculo.

12.- Obteniendo como resultado como se muestra en la imagen, después marcaremos las dos casillas Constant Data y Repeatable Subfield.

13.- Después damos clic en autogenerar para que complete el trabajo, quedando de esta manera.

14.- Una ves que haya terminado el proceso de autogenerar procederemos a agruparlos, es importante para mostrar referencias de todos los campos pero en especifico algunas como campos repetidos con diferentes subcampos, este hace que la información sea precisa y también hace que en koha sea mas fácil de identificar los documentales.

Como saber que campos se tiene que agrupar, es muy fácil solo se tiene que identificar cuales son los campos que se repiten con diferentes subcampos, por ejemplo: campo 952 subcampo $a, 952$b, 952$d, damos clic derecho y nos aparecerán tres opciones el cual daremos clic en Join Items.

15.- El join Items hace referencia a unir los elementos, por lo tanto seguimos buscando mas elementos a unir, por otra parte hay elementos iguales como por ejemplo:546$a aparece dos veces en este caso, lo que hacemos es omitirlos como si fueran campos diferentes.

16.- Ya que se haya terminado de agruparlos, marcamos las tres primeras casillas que se encuentran en la parte de abajo como se ve en la imagen anterior, damos clic en Finish y nos aparecerá una ventana donde nos pedirá guardar todo los los elementos que hayan o no unidos, esto es con la finalidad de que se pueda recuperar lo que se ha trabajado anteriormente, guardándolo con extension (.mrd).

17.- Al finalizar el proceso, nos mandará una ventana de aviso donde guardamos nuestro archivo .mrk. Ahora convertiremos el archivo .mrk a .mrc.

¿Para que se utiliza mrc?

Los archivos .mrc fueron desarrollados para almacenar información bibliográfica en un formato de lenguaje de computadora. Son usados no solo para almacenar la información, sino también para compartir los registros entre diferentes bibliotecas.

Regresando a la pantalla principal seleccionaremos la opción de Herrmientas MARC donde nos abrirá una nueva ventana.

Conversión de mrk a mrc.

18.- Seleccionaremos la opción de MarcMaker.

19.- Después seleccionamos la ubicación y el nombre de nuestro archivo  .mrc que vamos a guardar.

20.- Es importante marcar que se traduzca a UTF8. Ejecutamo, si nos arroja el resultado del número de fila que tenemos en nuestra hoja de cálculo índica que se hizo de manera correcta.

20.- Ahora procederemos hacer la migración en KOHA. Nos dirigiremos en el apartado donde se encuentra Herramientas.

21.- Nos mandara en otro apartado donde buscaremos la opción Subir archivos MARC para importación.

22.- Dar clic en Seleccionar archivo y buscaremos el archivo .mrc que deseamos subir.

23.- Después de haber completado al 100% la carga del archivo, se deberá seleccionar de las opciones mostradas según sea el caso. A continuación se ejemplifica algunos casos: En comentarios acerca de este archivo: es opcional poner un comentario en este caso se puso “ejemplo”.

En tipos de registros: Va a depender del archivo que se vaya a subir en este caso se seleccionó bibliográfico por que se está subiendo libros.

En Codificación de caracteres: Como ya se mencionó anteriormente por qué es importante y no nos arroje basura, formas o símbolos extraños que no se pueden interpretar.

En formato: Seleccionamos MARC, este significa que una máquina puede leer e interpretar los datos contenidos en un registro. 

En modificar el registro utilizado la siguiente plantilla:  En este caso la biblioteca creó esta plantilla RDA, es con la cual estamos trabajando, pero si su biblioteca tiene su propia plantilla selecciónela. 

Reglas de coincidencia:  Dependerá del archivo que se esta subiendo en este caso no hay registros de este archivo anteriormente entonces, si es el caso seleccionamos  No buscar de registros coincidentes.

 Acción en caso de encontrar registros coincidentes: Si los registros que esta subiendo aun no existen  en koha se deja con la opción Remplazar un registro existente con uno nuevo.

Acción en caso de no encontrar registros coincidentes: Agregar registros ingresantes.

Por último dar clic en el botón de abajo, Seleccionar archivo a importar.

24.- Se dirigirá en esta pestaña, donde nos manda la información cuantos registros existen en el archivo, etc., nos dirigiremos al botón de Administrar registros preparados.

25.- En la parte donde se encuentra agregar un nuevo registro bibliográfico buscaremos la plantilla de nuestra biblioteca en este caso Resourse Description and Access, para finalizar damos clic en el botón Importar este lote en el catálogo.

26.- Para verificar que los registros bibliograficos se encuentren subidos en el catálogo de Koha, se dirige nuevamente en el apartado herramientas  Gestión de registros Marc para importación, y ahí tiene que aparecer su archivo o bien pueden buscarla en el catálogo. 

Conclusión

Cabe mencionar que se puede hacer las bases de datos con cualquier otra hoja de cálculo como Excel entre otros, como el que sea de mayor comodidad, la razón por la que se optó usar libre office es, por que es muy fácil de usar, puedes visualizar como quieres abrir el archivo antes de abrir, etc.

Como se pudo ver en la documentación es muy sencillo convertir nuestra base de datos al formato mrc. Cuando se presenta detalles como: 

  • Campos vacíos.
  • No hay subcampo.

Eliminar campos que no contengan ninguna información causa problemas al momento de migrar,  en caso de no haber subcampo se tomara por defecto subcampo ($a).

Podemos hablar de de una migración exitosa cundo cuenta con los datos consistentes y que estos datos no están duplicados.

 

Elaborado por:

Luz María Martínez Nicolás.

Egresada de la Lic. Computación.

Universidad Autónoma Benito Juárez de Oaxaca.

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